Qué es un Coffee Break y Cómo organizarlo

Coffee Break o pausa para el café en evento empresarial

Definición de Cofee Break

Coffee Break es un termino  que se emplea para designar ese delicioso momento de pausa en el trabajo, en mitad de un congreso o entre ponencia y ponencia, para disfrutar de un buen café, tomar fuerzas y continuar con nuestros quehaceres.
De siempre, el café, ha sido un fantástico facilitador social a vez que permite  aportar un plus de  energía a cerebros que están cansados.
 
El Coffee Break funciona como un breve descanso en eventos empresariales, cursos, seminarios, etc, en el cual los participantes pueden parar para reponer fuerzas en torno a un café, recargar las energías y sobretodo hacer Networking.
 
Y de esta cualidad del café nace la idea de poner un café y unos pinchos a los participantes en evento de media y larga duración con el objetivo de que descansen las mentes, se interrelacionen y se conozcan entre ellos y a los ponentes.

Hablemos de todo lo que precisas saber para organizar un Coffee Break práctico y de éxito para tu evento.

Cuándo es necesario hacer un Coffee Break?

De acuerdo con algunos estudios, nuestro cerebro es capaz de concentrarse unos 90 minutos sin precisar de una pausa. 
 
Después de eso, nuestra atención tiende a volverse difusa y se vuelve cada vez más difícil mantener la concentración en una actividad.
 
Por eso, si su evento será de promedio o larga duración, no dejes de separar con una pausa, o hasta con dos, situándolas en la agenda del evento mediante un Coffee Break.
 
Qué mejor que un buen café y algo para picar la hora de encontrar de nuevo concentración en una actividad que se alarga unas horas. 
 
Y es probable que el Coffee Break ya sea esperado por los participantes cómo uno pequeña pausa para tomar un café, comer algo, e intercambiar ideas con otras personas y recuperar el aliento y el foco para continuarla con el evento. 
Sala de Conferencias durante un evento

Cómo organizar el Coffee Break?

El primer paso para organizar el Coffee Break del evento es saber cuantas personas participarán en él.
  1. Es a partir de este número que todos los elementos que van a ser necesarios para  el Coffee Break sea un éxito serán calculados, para que no sobre o falte ningún alimento o utensilio necesario para la realización del mismo.

  2. Asimismo, el número de participantes también definirá el tamaño del espacio donde el Coffee Break se realizará. 

El local debe permitir la presencia y la circulación de todas las personas que acuden a tu acto,  y deben de caber todas las mesas con los alimentos y bebidas.
 

Cálculo de cantidades para el Coffee Break

Ahora que ya sabes cuantas personas van a formar parte de su evento, es hora de calcular las cantidades del que vas a servir para comer y beber, incluido como no el café, así como de los utensilios necesarios para cada participante. 
Aquí, la clave es hacer el cálculo pensando en una margen del 10% de más, para garantizar que no falte nada durante lo Coffee Break y que todos los participantes salgan satisfechos para dar continuación al evento.
  • Para bebidas, generalmente se calcula 300 ml por persona. 
  • Para la comida, se calcula 5 unidades de tapas saladas y 3 de tapas dulces para cada participante. 
  • Café uno por participante y como para un 20% más con los participantes siempre habrá quien necesite dos tazas de café.
  • Para utensilios como copas, tazas, platos, etc una unidad por persona y alguns unidades de reservas para contingencias serán suficientes.
  • Servilletas deben estar disponibles en mayor cantidad calcula de 3 a 4 unidades para cada persona. 
Recuerda que estos valores son solo una referencia. Tu evento puede tener  particularidades que pueden aumentar o disminuir la demanda de alimentos y bebidas por participante. 

Horarios del Coffee Break

El horario reservado para el Coffee Break también es importante para mantener la fluidez del evento. 
Lo ideal es encajar en la mitad de la agenda: para un seminario de las 10 a las 14 horas, por ejemplo, el Coffee Break puede acontecer sobre las 12 horas.
En el caso de eventos de larga duración que comienzan por la mañana y terminan al final del día puede ser interesante ofrecer dos Coffee Break, uno para cada parte del día.
 
Así, por la mañana los participantes acompañan la programación sin aquella sensación  incomoda de “barriga vacía” y, de tarde, refuerzan las energías hasta lo final del evento.
 
Recuerdas aquel ponente o tema que es el principal de tu evento? 
 
Colocarlo después del Coffee Break puede ser una excelente jugada. 
 
Así, los participantes se alimentan, intercambian ideas, refrescar la cabeza y vuelven para el evento totalmente enfocados en el que está por venir.
Evento Profesional  previo a un Coffee Break
Tiempo de duración
Como el Coffee Break es solo una pausa, no es preciso reservar un tiempo largo en la agenda del evento para él.
 
Recuerda pausa para el café es solo un momento para reponer las energías y socializar entre los asistentes.
 
¡Cuanto mayor vaya a ser la duración, mayor será la cantidad de comida y bebida necesaria!
 
En la mayoría de los casos, una pausa de 15 a 30 minutos para el Coffee Break es suficiente. 
 
No obstante, para públicos grandes, eventos con más de 100 personas por ejemplo, el Coffee Break debe durar un poco más para que todos puedan conversar, conocerse mejor y comer con tranquilidad.

Opciones para un Coffee  Break

Al ser un coffee break, no se deben servir cócteles o platos elaborados; es mejor ofrecer un menú sencillo y accesible, que no requiera de el uso de cubiertCQué servir en un Coffee Break de mañana

Para un Coffee Break en la parte de la mañana, es interesante ofrecer:
  • Bebidas calientes y frías (cafés, tés, zumos y agua).
  • Minisandwiches (queso y jamón)
  • Petit fours (salados y dulces)
  • Bizcochos y cereales
  • Frutas estacionales
Qué servir en un Coffee Break de tarde
Si el coffee fuese hecho por la tarde puedes servir:
Opciones de salados, pan de queso, empanadillas, minicroisan, minisándwichs, etc.
Canasta de panes fríos
Pasteles diversos: chocolate, vainilla, otros
Dulces de chocolate y crema
Bebidas como zumos y cafés siempre.
Ten en cuenta a opción del descafeinado sobre todo si es por la tarde, ya que para algunos el café a media tarde puede interferir en el sueño de la noche. 
 
Es importante recordar que los alimentos deben sustentar, pero no pueden ser pesados, para que los participantes no corran el riesgo de quedar con una indigestión durante lo resto del evento. 
 
Nada de servir opciones que puedan resultar indigestas.
 
Platos, copas, manteles, y de más  utensilios deben quedar en una mesa separada de la principal, para evitar aglomeraciones y facilitar el uso de los mismos. 
 
No olvides de facilitar azúcar, edulcorantes y hielo para las bebidas.
 
Mesa  preparada para  un coffee break

Como escoger el proveedor de Coffee Break

Más importante del que las recetas servidas, es la calidad de los alimentos y bebidas ofrecidas, incluido el café. 
El café mejor un arábica de calidad que es más suave, tiene un menor grado de cafeína y es menos indigesto que el café robusta.
 
Cuidado a la hora de escoger los proveedores para el Coffee Break. 
 
Busca referencias con otros organizadores de eventos, averigua la reputación de los bufets. 
 
Es tu función preocuparte por los detalles como la calidad del café, comida, etc, eres tú quien se juega su imagen con el evento.

Local o espacio para lo Coffee Break

El espacio donde el Coffee Break será ofrecido debe ser ideal para que los participantes puedan circular y alimentarse sin estar apretujados ni dispersarse a otros lugares. 
 
El local debe contar con una mesa central para los alimentos y bebidas y otra para los utensilios, tazas y platos.
 
Para eventos de gran porte, puede ser interesante dividir el coffee en más de una mesa, para garantizar que todos consigan comer sin hacer filas o impedir el acceso fácil a la comida.

La importancia del Networking en un COFFEE BREAK

Una de las grandes ventajas de organizar un Coffee Break en su evento es la posibilidad única de Networking  todos socializamos mejor con una taza de café y un poco de comida delante.
Es en este momento que  los asistentes y ponentes podrán reunirse para intercambiar ideas, conversar, conocerse, e incluso, discutir sobre los puntos del que está siendo presentado en el evento.
 
Para incentivar el Networking y el cambio de experiencias en su evento, aquí van algunos consejos:
  1. Aclara que la intención del Coffee Break es la interacción entre los participantes, y hazlo incluso en los elementos informativos del evento: página web, carteles, trípticos, etc.

  2. Solicita a los ponentes que participen del Coffee Break. Así, los participantes pueden plantear sus dudas e iniciar ciclos de conversación con personas que no conocen.

  3. Evita colocar sillas en el local del Coffee Break. Eso fuerza los participantes a quedar de pie y circular por el espacio, estimulando la interacción y el cambio de experiencias.

 
Suerte con evento y recuerda preocúpate por la calidad del café, comida, etc, eres tú quien se juega su imagen con el evento.
 
Buen café y mejor día amigos.


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