Engadir un novo comentario

Que é un Coffee Break e como organizar un

Coffee Break ou pausa para o café nun evento empresarial

Definición de Cofee Break

Coffee Break é un termo en inglés que se emprega para designar o momento de pausa no traballo, en metade dun congreso ou entre relatorio e relatorio, para gozar dun bo café, tomar forzas e continuar cos nosos quefaceres.
Coffee Break funciona como un descanso en eventos empresariais, cursos, seminarios, etc, no cal os participantes poden parar para repoñeren forzas en torno a un café, recargar as enerxías e, principalmente, facer Networking.
 
De sempre, o café, ten sido un fantástico facilitador social a vez que permite aportar un plus de enerxía a cerebros que están cansos. 
 
E desta calidade do café nace a idea de poñer un café e uns petiscos aos participantes en evento de media e longa duración co obxectivo de que descansen as mentes, interrelaciónense e coñézanse entre eles e aos relatores.

Falemos de todo o que precisas saber para organizar un Coffee Break práctico e de éxito para o teu evento.

Cando é necesario facer un Coffee Break?

De acordo con algúns estudos, o noso cerebro é capaz de se concentrar uns 90 minutos sen precisar dunha pausa.
 
Despois diso, a nosa atención volvese difusa e é cada vez máis difícil manter a concentración nunha actividade.
 
Por iso, se o teu evento vai ser de media ou longa duración, non deixes de reservar unha pausa, ou até dúas, na axenda do evento para ofreceren un Coffee Break.
 
Que mellor que un bo café e algo para picar a hora de topar de novo concentración nunca actividade que se alonga unhas horas. 
 
E probábel que o Coffee Break xa sexa esperado polos participantes como un pequena pausa para tomar un café, comer algo, trocar ideas con outras persoas e recuperar o folgo e o foco para a continuar co evento
Sala de Conferencias durante un evento

Como organizar o Coffee Break?

O primeiro paso para organizar o Coffee Break do evento é saber cantas persoas van participar nel. 
  1. É a partir deste número que todos os elementos que van ser necesarios para o Coffee Break sexa un éxito son calculados, para que non sobre ou falte ningún alimento ou utensilio necesario para a realización do mesmo.

  2. Así mesmo, o número de participantes tamén definirá o tamaño do espazo onde o coffee será realizado. 
O local debe permitir a presenza e a circulación de todos eles, alén de contar con espazo para as mesas cos alimentos e bebidas.

Cálculo de cantidades do Coffe Break

Agora que xa sabes cantas persoas van formar parte do teu evento, é hora de calcular as cantidades do que vas a comer e beber, incluído como non o café, así como dos utensilios necesarios para cada participante. 
 
Aquí, a clave é facer o cálculo pensando nunha marxe do 10% de máis, para garantir que non falte nada durante o Coffee Break e que todos os participantes saian satisfeitos para dar continuación ao evento.
  • Para bebidas, xeralmente calcúlase 300 ml por persoa. 
  • Para a comida, calcúlase 5 unidades de tapas salgadas e 3 de tapas doces para cada participante. 
  • Café un por participante e como para un 20% máis cos participantes sempre vai a aparecer quen necesite dúas cuncas sobre todo se o evento é pola maña cedo.
  • Para utensilios como copas, cuncas unha unidade de cada tipo e algunhas unidades máis en previsión de continxencias que podamos ser serán suficientes.
  • Panos de mesa deben estar dispoñíbeis en maior cantidade – calcule de 3 a 4 unidades para cada persoa. 
Lembra de que estes valores son só unha referencia. Teu evento pode ter particularidades que poden aumentar ou diminuír a demanda de alimentos e bebidas por participante. 

Horarios do Coffee Break

O horario reservado para o Coffee Break tamén é importante para manter a fluidez do evento. 
O ideal é encaixalo na metade da axenda: para un seminario das 10 ás 14 horas, por exemplo, o Coffee Break pode acontecer sobre as 12 horas.
No caso de eventos de longa duración – que comezan pola mañá e só terminan ao final do día – pode ser interesante ofrecer dous Coffee Break, un para cada parte do día.
 
Así, pola mañá os participantes acompañan a programación sen aquela sensación  incomoda de “barriga baleira” e, de tarde, reforzan as enerxías até o final do evento.
 
Sabes aquel relator ou tema que é o principal do teu evento? 
Colócao logo do Coffee Break pode ser unha excelente xogada. 
 
Así, os participantes se alimentan, trocan ideas, refrescaren a cabeza e volven para o evento totalmente enfocados no que está por vir.
 Evento Profesional  previo a un  Coffee  Break

Tempo de duración

Como o Coffee Break é só unha pausa, non é preciso reservar un tempo longo na axenda do evento para que el. 
 
Lembra que é só un momento para repor as enerxías e socializar entre os asistentes.
 
Canto maior sexa a duración, maior será a cantidade de comida e bebida que se vai a necesitar!
 
Na maioría dos casos, unha pausa de 15 a 30 minutos para o Coffee Break é suficiente. 
 
Para públicos grandes, eventos con máis de 100 persoa por exemplo, o Coffee Break debe durar un pouco máis para que todos poidan conversar,coñecerse mellor e comer con tranquilidade.

Opcións para un Coffee  Break

Ao ser un Coffee Break, non se deben servir cócteles ou pratos elaborados; é mellor ofrecer un menú sinxelo e accesible, que non requira do uso de cubertoc

Que servir nun Coffee Break de mañá

Para un Coffee Break de mañá, é interesante ofrecer :

  • Bebidas quentes e frías: cafés, tés, zumes e auga.
  • Minisandwichs: queixo e xamón.
  • Petit fours: salgados e doces.
  • Biscoitos e cereais
  • Froitas estacionais
Que servir nun Coffee Break de tarde

Se o coffee fose feito cara a tarde, podes server

  • Opcións de salgados, pan de queixo, empanadillas, mincroissant, minisandwichs, etc.
  • Canastra de pans fríos
  • Pasteis diversos: chocolate, etc.
  • Ten en conta a opción do descafeinado sobre todo se é pola tarde, xa que para algúns o café a media tarde pode interferir no soño da noite. 
É importante lembrar que os alimentos deben sustentar, pero non poden ser pesados, para que os participantes non corran o risco de quedar cunha indixestión durante o resto do evento. 
 
Nada de servir opcións indixestas.
 
Pratos, copas, panos de mesa, e de máis utensilios deben quedar nunha mesa separada da principal, para evitar aglomeracións e facilitar o uso dos mesmos. 
 
Non se esqueza de facilitar azucre, adozantes e xeo para as bebidas.
 
Mesa  preparada para  un coffee break

Como escoller o provedor do Coffee Break

Máis importante do que as receitas servidas, é a calidadee dos alimentos e bebidas ofrecidas, incluído o café.
O café mellor un arábica de calidade que é máis suave, ten un menor grao de  cafeína e é menos indixesto que o café robusta. 
 
Coidado a hora de escoller os provedores para o Coffee Break. Busca referencias e opinións doutros organizadores de eventos, pescuda a reputación dos bufetes. 
 
É a túa función preocuparche polos detalles como a calidade do café, comida, etc, es ti quen se xoga a súa imaxe co evento.

Local ou espazo para o Coffee Break

O espazo onde o Coffee Break será ofrecido debe ser ideal para que os participantes poidan circular e se alimentar sen estar apertados nin se dispersar para outros lugares. 
 
O local debe contar cunha mesa central para os alimentos e bebidas e outra para os utensilios, cuncas e pratos.
 
Para eventos de grande porte, pode ser interesante dividir o coffee en máis dunha mesa, para garantir que todos consigan comer sen facer filas ou impedir o acceso fácil á comida.

A importancia do Networking nun COFFEE BREAK

Unha das grandes vantaxes de organizar un Coffee Break no seu evento é a posibilidade única de Networking todos socializamos mellor cunha cunca de café e un pouco de comida diante.
É neste momento cando os asistentes e poñentes poderanse reunir para trocar ideas, conversar, se coñecer, e incluso, discutir sobre os puntos do que se esta a presentar no evento.
 

Para incentivar o Networking e o troco de experiencias no teu evento, aquí van algúns consellos:

  1. A intención do Coffee Break de crear interacción entre os participantes ten que quedar clara dende os elementos informativos do evento: páxina web, carteis, trípticos, etc.

  2. Solicita aos poñentes que participen do Coffee Break. Así, os participantes poden expor súas dúbidas e iniciar ciclos de conversa con persoas que non coñecen.

  3. Evita colocar cadeiras no local do Coffee Break. Iso forza os participantes a quedaren de pé e circularen polo espazo, estimulando a interacción e o troco de experiencias.

Sorte con evento e recorda preocúpate polar calidad do café, comida, etc, es ti que se xoga a súa imaxe no evento.
 
Bo café e mellor día amigos.



Plain text

  • Non se permiten etiquetas HTML.
  • Os enderezos de páxinas web e os de correo electrónico son convertidos automaticamente en enlaces.
  • Saltos de liña e parágrafo automáticos.
CAPTCHA
Esta pregunta é para comprobar se vostede é un visitante humano e previr envíos de spam automatizado.

Director del Proyecto : Federico Asorey Consultoría e-Commerce
© Copyright 2020